Landkreis Unterallgäu

Warum ist das Thema Prozessdokumentation für euch als Verwaltung besonders wichtig?

Das Thema Kosten und Nutzen wird auch für Verwaltungen immer wichtiger. Grundvoraussetzung dafür sind effiziente Prozesse. Diese können aber nur dann analysiert und optimiert werden, wenn sie zuvor dokumentiert wurden. Da das in der Vergangenheit in vielen Verwaltungen nicht stattgefunden hat, müssen die Prozesse zuerst aufgenommen werden – also quasi als Vorarbeit.

Wie habt ihr eure Prozesse vor der Einführung von AuraFlows dokumentiert und welche Herausforderungen gab es dabei?

Was hat euch dazu bewegt, eine neue Lösung für die Prozessdokumentation zu suchen?

Zunächst einmal war unser altes Programm deutlich teurer und da ich als Prozessmanagerin auch dafür zuständig bin, Kosten einzusparen, habe ich bei mir selber angefangen. Zusätzlich dazu fand ich die Idee via Prompting ein Prozessmodell zu erstellen sehr spannend, also habe ich mir die Lösung vorstellen lassen.

Warum habt ihr euch für AuraFlows als KI-gestützte BPMN-Lösung entschieden?

Erstens hat mir das Produkt gefallen und zweitens gibt es noch nicht viele KI- gestützten Lösungen für eine BPMN-Modellierung. Da ich auch für die Implementierung von KI-Lösungen zuständig bin war die Idee, KI in meinem eigenen Bereich zu nutzen natürlich noch charmanter. 

Wie verlief die Einführung von AuraFlows – gab es Schulungen, Workshops oder besondere Meilensteine?

Zunächst hatte ich immer wieder mit Flora (Geschäftsführerin von AuraFlows) telefoniert. Zum Start der Pilotphase haben wir dann vor Ort einen Kick-Off Termin anberaumt, der den ganzen Tag ging. Wir hatten zwei Sachgebiete als „Versuchskaninchen“ vor Ort, mit denen wir die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Eingabe in das Chatfenster durchgespielt haben. Dabei sind wir gemeinsam direkt die Pros und Cons von AuraFlows durchgegangen: Was läuft schon sehr gut, was könnte man noch verbessern, was fehlt dem Tool noch, etc.

Wer nutzt AuraFlows bei euch und in welchen Bereichen wird es eingesetzt?

AuraFlows wird im Bereich Prozessmanagement genutzt, also derzeit nur von mir. Zukünftig sollen aber auch Azubis und Anwärter einen Zugang erhalten, die während ihrer Zeit bei uns im Team Digitalisierung beim Aufbau eines Prozessregisters helfen können.

Wie sieht ein typischer Workflow mit AuraFlows in eurer Verwaltung aus?

Ich lade ein Sachgebiet ein, seine Prozesse zu dokumentieren. Das sind derzeit Sachgebiete, die als nächstes an die E-Akte angeschlossen werden sollen. Im Vorfeld haben sie dann Zeit, sich auf den Termin vorzubereiten, in dem sie ihre Prozesse in Stichpunkten notieren. Das ist immer der einfachste und schnellste Weg, weil wir den Prozess an sich in Schriftform haben und wir nur noch per Drag and Drop oder Copy & Paste prompten können.

Danach schauen wir uns gemeinsam das erstellte Modell an, gehen die Schritte durch, passen die Prozesse eventuell an und machen weiter mit dem nächsten.
Im nächsten Schritt schicke ich das Modell an die verantwortlichen Stellen, sodass sie ihren Standardprozess ablegen können.

Wenn es bereits während dieses Termins ersichtlich ist, was man verbessern kann oder umstellen kann, mache ich das direkt im Anschluss, sodass wir vielleicht nur noch den modifizierten Prozess ablegen.

Welche konkreten Vorteile habt ihr durch den Einsatz von AuraFlows festgestellt (z. B. Effizienzsteigerung, Zeitersparnis, bessere Zusammenarbeit)?

Der Einsatz von AuraFlows ist für mich eine immense Zeitersparnis. Da ich neben der Modellierung noch andere Aufgaben habe und vor allem die Terminabsprachen mit den Sachgebieten sowie das Hin- und Herschicken des Modells sehr lange dauern können, ist AuraFlows ein echter Gewinn. Während ich die Verantwortlichen hier habe, können wir schon am Modell arbeiten, und so schaffen wir in zwei Stunden bis zu 4 Prozesse.

Welche Rolle spielt die KI-Funktionalität für euch in der Prozessdokumentation und -optimierung?

Aktuell spielt KI noch eine kleinere Rolle, sie wird aber künftig entscheidend für die Optimierung sein. 

Gerade im öffentlichen Dienst steigen die Anforderungen: komplexere Anfragen, Fachkräftemangel, knappe Mittel. Hier kann KI ein echter Game Changer sein.

Im Prozessmanagement eröffnet KI die Möglichkeit:

• Prozesse zu modellieren und direkt Optimierungsvorschläge zu erhalten,
• Abhängigkeiten und Zusammenhänge zwischen Prozessen sichtbar zu machen
  (niemand kann alle Prozesse, die er modelliert hat im Kopf haben)
• Unnötige Abläufe schneller zu erkennen und zu reduzieren.
  (KI kann das deutlich schneller auswerten, somit wäre die Zeitersparnis enorm)

Meiner Meinung nach lassen sich damit, Prozesse effizienter gestalten, Zeit sparen und Beschäftigte für andere Aufgaben entlasten.

Wie stellt ihr euch die Zukunft eures Prozessmanagements in einer Idealvorstellung vor?

Idealerweise erkennen die Abteilungen und Sachgebiete von selbst die Bedeutung von Prozessmanagement, ganz ohne Druck von außen. Mit einem einfach zu bedienenden und bezahlbaren Tool könnten Organisationseinheiten ihre Prozesse eigenständig analysieren und optimieren. Schließlich wissen sie am besten, wo Verbesserungen sinnvoll sind und wo der meiste Aufwand entsteht.

Dafür braucht es anfangs Investitionen in Zeit und Überzeugungsarbeit, aber der langfristige Gewinn ist klar: effizientere Abläufe und mehr Freiraum für wichtige Aufgaben.

Unsere Idealvorstellung: Prozessmanagement wird Teil der Unternehmenskultur. Mitarbeitende denken aktiv mit, passen ihre Arbeitsweise eigenständig an und treiben so kontinuierliche Verbesserungen voran.